Marketing wird heute immer persönlicher. Nicht nur versuchen immer mehr Unternehmen ihre Kunden möglichst direkt anzusprechen, Werbetreibende rücken die Mitarbeiter des Unternehmens in den Fokus. So wirkt das Unternehmen freundlich und menschlich – und nicht wie ein gesichtsloser, monolithischer Block. Freundliche Gesichter auf der Webseite, wie die Fotos der Ansprechpartner schaffen einen persönlichen Bezug zwischen Kunden und Unternehmen. Fotos machen das Unternehmen nahbar und fördern eine gute Geschäftsbeziehung. Der Mitarbeiter am Telefon wirkt mit einem Mal weniger anonym.
Auch in Sozialen Netzwerken wie Facebook, Instagram und neuerdings sogar TikTok sind immer mehr Unternehmen aktiv. Auch hier sorgen Fotos von Mitarbeitern für eine größere Reichweite und mehr Interaktion mit den Beiträgen des Unternehmens.
Aber welche rechtlichen Hürden muss man überwinden, wenn man Fotos von den eigenen Mitarbeitern veröffentlichen möchte? Denn bei Fotos handelt es sich um personenbezogene Daten, die die DSGVO und das BDSG schützen. Ein Foto kann sogar besonders schutzwürdige personenbezogene Daten enthalten.
Fotos dürfen nur mit einer Rechtsgrundlage veröffentlicht werden
Bei Fotos von Mitarbeitern handelt es sich um personenbezogene Daten, die laut Art. 5 DSGVO nur anhand einer Rechtsgrundlage verarbeitet werden dürfen. Darüber hinaus dürfen sie nur für festgelegte und nachvollziehbare Zwecke verarbeitet werden.
Die meisten personenbezogenen Daten werden wahrscheinlich aufgrund einer Vertragserfüllung verarbeitet. Denn personenbezogene Daten dürfen immer dann auch ohne ausdrückliche Zustimmung der Betroffenen verarbeitet werden, wenn das für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses nötig ist. Arbeitgeber, die nun frohlocken, weil sie der Überzeugung sind, dass eine Veröffentlichung eines Fotos für die (Arbeits-)Vertragserfüllung nötig wäre, liegen leider falsch. Außer bei Repräsentanten oder Models ist eine Veröffentlichung des Mitarbeiters nicht für die Erfüllung eines Arbeitsvertrages nötig.
Wann können Arbeitnehmer ihre Zustimmung erteilen?
Stattdessen müssen die Arbeitnehmer ihre Zustimmung ausdrücklich erteilen (Art. 6 DSGVO). Darüber hinaus muss der Arbeitnehmer über die Folgen seiner Zustimmung umfassend informiert werden. Die Zustimmung muss freiwillig erfolgen – es darf also keine negativen Konsequenzen geben, wenn der Arbeitnehmer die Zustimmung verweigert.
Ein Arbeitsverhältnis ist in den meisten Fällen ein Verhältnis zweier ungleicher Partner. Während der Arbeitnehmer auf das Arbeitsverhältnis in der Regel angewiesen ist, kann sich ein Arbeitgeber einen anderen Arbeitnehmer suchen. Daher stellt die Freiwilligkeit der Zustimmung für die Verarbeitung personenbezogener Daten eine Hürde dar. Wichtig ist zu wissen, dass Arbeitgebern Grenzen gesetzt sind, was für Daten sie von ihren Mitarbeitern erheben dürfen.
Eine pauschale Einwilligung für die Verwendung von Fotos ist unwirksam. Denn die Datenverarbeitung muss laut DSGVO immer zweckgebunden erfolgen. Das bedeutet, dass der Betroffene immer vor der Veröffentlichung eines Fotos einer Plattform gefragt werden muss. Die Zustimmung muss aber nicht mehr handschriftlich erfolgen. Es reicht, wenn die Einwilligung per E-Mail erteilt wird. Eine Unterschrift ist damit nicht mehr nötig.
Dürfen Mitarbeiter ihre Zustimmung widerrufen?
Wenn Mitarbeiter der Verwendung ihres Bildes auf einer Webseite, Social Media oder anderen Orten zugestimmt haben, können sie diese Zustimmung auch wieder zurückziehen. Ein solcher Widerruf muss auch nicht begründet werden. Die reine Information über den Widerruf der Zustimmung genügt, damit das Bild entfernt werden muss – denn die DSGVO sieht einen Anspruch auf Löschung in Art. 17 Abs. 1 vor.
Das bedeutet leider auch, dass ein teurer Werbe- oder Promofilm für das Unternehmen, in dem ein Mitarbeiter zu sehen ist, der seine Zustimmung zurückzieht nicht mehr verwendet werden darf. Die Daten müssen unverzüglich vernichtet und von der Internetpräsenz entfernt werden.
Hier wird gegenwärtig die Rechtslage noch kontrovers diskutiert. Ebenso wie eine Datenverarbeitung grundsätzlich auf Treu und Glauben erfolgt, sollte eine ähnliche Herangehensweise an eine Löschung verfolgt werden. Dann könnte ein Widerruf zwar jederzeit, aber nur begründet erfolgen.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet?
Wenn ein Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt, muss er über die Nutzung seiner Daten informiert werden. Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, hat das natürlich auch Auswirkung auf die Datenverarbeitung im Unternehmen. Ob eine Zustimmung automatisch erlischt, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet ist nicht eindeutig festgelegt. In diesem Fall muss eine Interessenabwägung vorgenommen werden, bei der in der Regel das Interesse des ehemaligen Arbeitnehmers an Privatsphäre überwiegend dürfte. Deswegen müssten Fotos des Arbeitnehmers von der Internetpräsenz des Unternehmens entfernt werden.
Anders gestaltet es sich bei dem schon oben angesprochenen Werbefilmen für ein Unternehmen. Hier dürfte eine weitere Verwendung des Bildmaterials aufgrund der hohen Kosten und Aufwand für die Produktion eines solchen Filmes für eine nachvollziehbare Zeitspanne angemessen sein.
