Was bringt Betrieben die statistische Auswertung von Mitarbeiterdaten?
Die statistische Auswertung mit einem Fragebogen erlaubt es Unternehmen, Mitarbeiterdaten zu sammeln und auszuwerten. Dabei geht nicht darum, persönliche Umstände gezielt in Erfahrung zu bringen, sondern Optimierungsmaßnahmen im Betrieb umzusetzen. Wenn Firmen eine unternehmensinterne Statistik auswerten, können sie zum Beispiel die Effizienz von Vorgängen und Prozessen analysieren. Dadurch ist es wiederum möglich, Maßnahmen zu ergreifen und einzelne Aspekte im Unternehmen neu auszurichten. Damit die statistische Auswertung den gewünschten Erfolg mit sich bringt, sollten Arbeitgeber im Idealfall Datensätze mit einer größeren Anzahl an Personen kombinieren. Auf diese Weise verdichtet sich das analysierte Ergebnis.
Möchte ein Unternehmen herausfinden, wie zufrieden die Mitarbeiter sind, kann die statistische Auswertung bestimmter Informationen ebenfalls sinnvoll sein. Eine solche Mitarbeiterbefragung zeigt schnell, mit welchen Aspekten der Unternehmenskultur Betriebe ein positives Firmen Branding schaffen können. Das Ergebnis wäre ein verbessertes Verständnis dafür, was den aktuellen Mitarbeitern an ihrem Alltag im Unternehmen besonders zusagt.
Wer sich unsicher ist, wie man die statistische Auswertung begründen soll, kann fast immer die Überprüfung von Personalkosten, die Personalbedarfsplanung oder die Optimierung von Prozessen anführen. Solange Arbeitgeber die Daten datenschutzkonform erfassen und speichern, steht diesem Vorhaben nichts im Weg.
Wie erstellen Arbeitgeber eine datenschutzkonforme Auswertung?
Eine statistische Auswertung kann wichtige Rückschlüsse ermöglichen: Sie erlaubt eine gezielte Personalbedarfsplanung und kann Engpässe frühzeitig erkennbar machen. Damit die statistische Auswertung datenschutzkonform ist, sollten Arbeitgeber die personenbezogenen Daten anonymisieren. Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass die Intensität der Eingriffe verhältnismäßig gering ausfällt. Für ein solches Vorhaben eignen sich zwei Varianten:
- Anonymisierte Daten: Wenn Unternehmen Personendaten für eine statistische Auswertung anonymisieren, verändert das den Datenbestand. Das bedeutet, Einzelangaben über sachliche oder persönliche Verhältnisse werden entfernt. Dieser Schritt ist fast immer mit einem hohen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeit verbunden.
- Pseudonymisierte Daten: Im Falle einer Pseudonymisierung können Firmen sämtliche Informationen für die statistische Auswertung nutzen. Allerdings werden die Datenbestände so gespeichert, dass kein Zusammenhang zur betroffenen Person mehr besteht. Durch die separate Datenhaltung ist es also nicht länger möglich, die Angaben einem einzelnen Angestellten zuzuordnen.
Ein solches Vorgehen stellt sicher, dass die DSGVO Betroffenenrechte eingehalten werden und Datenschutzverstöße entfallen. Eine Alternative dazu wäre es, dass Arbeitgeber sensible personenbezogene Daten gar nicht erst erfassen. Das ist allerdings nicht zweifelsfrei möglich, weshalb sie in den meisten Fällen den Personenbezug aufheben.
Übrigens: Von anonymen Daten spricht man immer dann, wenn sich aus den gespeicherten Informationen nicht länger ein Bezug zu einer Person herstellen lässt. Das macht den erfassten Bestand jedoch nicht weniger aussagekräftig. Tatsächlich ist es auf diese Weise unkomplizierter, die notwendigen Rückschlüsse zu ziehen. Allerdings ist es für kleinere Unternehmen nicht immer einfach, einen anonymen Datenbestand für die statistische Auswertung sicherzustellen. Das liegt daran, dass manche Faktoren auch ohne die Nennung eines Namens eindeutig auf einen bestimmten Mitarbeiter verweisen: Dazu gehört beispielsweise die Dauer der Betriebszugehörigkeit. In solchen Fällen ist es sinnvoll, die gesammelten Daten auf einer höheren Ebene zusammenzufassen und auf klar identifizierbare Faktoren zu verzichten.
Datenschutz: Dürfen Arbeitgeber sensible Daten überhaupt auswerten?
Der Datenschutz am Arbeitsplatz ist in den vergangenen Jahren deutlich in den Fokus gerückt. Deshalb lohnt es sich, bei der Verarbeitung persönlicher Daten Vorsicht walten zu lassen. Insbesondere sensible Informationen wie Krankheitsdaten von Mitarbeitern sollten Arbeitgeber für die statistische Auswertung anonymisieren. Grundsätzlich spricht zwar nichts dagegen, personenbezogene Informationen auszuwerten, doch sollte ein Rückschluss auf die Person unbedingt ausgeschlossen sein. Die Anonymisierung der Beschäftigtendaten ermöglicht es, eine datenschutzkonforme statistische Auswertung zu realisieren und Datenschutzverstöße zu vermeiden.
Wichtig: Um eine anonyme statistische Auswertung sicherzustellen, muss das Unternehmen mindestens 12 Mitarbeiter beschäftigen. Eine größere Anzahl stellt sicher, dass sich die Daten von der jeweiligen Person loslösen lassen und das Ergebnis aussagekräftiger wird.
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