Will man die Produktivität erhöhen und die Mitarbeiterzufriedenheit im Betrieb steigern, ist eine Mitarbeiterbefragung meist eine gute Idee. Schließlich wissen die Mitarbeiter am besten wo es hakt und können so wertvolle Informationen für eine gezielte Prozessoptimierung geben. Doch wie immer wenn in einem Unternehmen Daten erhoben werden gilt es die Richtlinien zum Datenschutz am Arbeitsplatz zu berücksichtigen.
Die rechtliche Lage: Datenschutz bei der Mitarbeiterbefragung
Damit es bei der Mitarbeiterbefragung nicht zu Datenschutzverstößen kommt, sollten Sie die rechtlichen Grundlagen kennen:
Als erstes ein Blick auf das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Personenbezogene Daten dürfen zwar nach § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erhoben werden, sofern sie dem Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses dienen. Eine Mitarbeiterbefragung fällt jedoch nicht darunter.
Einen anderen Ansatz bietet die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Diese besagt, dass der Arbeitgeber Daten erheben darf, sofern dies nicht den Datenschutzinteressen seiner Mitarbeiter entgegensteht. Das heißt Mitarbeiter müssen einer Befragung zustimmen (Weitere Einzelheiten Dazu verraten wir Ihnen unter DSGVO Betroffenenrechte).
Eine rechtliche Grundlage, welche die Mitarbeiter verpflichtet, an einer Mitarbeiterbefragung teilzunehmen, gibt es also nicht. Daher sollten Arbeitgeber auf Transparenz achten und in jedem Fall vor Beginn der Befragung die schriftliche Zustimmung der teilnehmenden Mitarbeiter einholen.
Zeitpunkt: Wann und wie oft sollten Mitarbeiterbefragungen stattfinden?
Das kommt ein bisschen darauf an, welche Daten die Mitarbeiterbefragung liefern soll und für welchen Zweck diese Daten benötigt werden. Sinn macht die Befragung dann, wenn sie strategisch in einen übergeordneten Kontext eingeordnet ist.
Am besten ist es, wenn die Ergebnisse zeitgleich mit anderen wichtigen Daten vorliegen. Ein solcher Zeitpunkt kann Ende eines Geschäftsjahres sein, aber auch der Zeitpunkt zu dem Mitarbeitergespräche stattfinden und Zielvereinbarungen getroffen werden.
Damit eine Mitarbeiterbefragung zum gewünschten Erfolg führt, sollte sie Jährlich stattfinden. Ein engerer Rhythmus erlaubt es in der Regel nicht die durch die Befragung angeregten Prozesse umzusetzen und deren Erfolg zu messen. Ist der Abstand zwischen den Befragungen jedoch zu groß, besteht die Gefahr, dass bereits neue Probleme entstanden sind, Führungskräfte gewechselt haben und Mitarbeitern die Vorsituation nicht mehr präsent genug ist, um einen Vergleich zu ziehen.
So sollte eine Mitarbeiterbefragung ablaufen
Transparenz und Zustimmung
Die Mitarbeiterbefragung sollte anonym und freiwillig ablaufen. Die Mitarbeiter müssen also der Verarbeitung persönlicher Daten zustimmen. Das darüber hinaus keine personenbezogene Daten erhoben werden, die die Rückverfolgbarkeit der Antworten ermöglicht, wahrt nicht nur den Datenschutz, sondern trägt auch zum Erhalt ehrlicher Antworten bei.
Fragestellung
Was ist Ihre Motivation für die Mitarbeiterumfrage? Damit die Daten der Mitartbefragung ein möglichst unverzerrtes Bild liefern müssen Sie zunächst die richtigen Fragen formulieren. Das erfordert Kenntnis über die Ziele der Befragung. Bei der Entwicklung der richtigen Fragestellung für Ihr Unternehmen kann ein externer Experte wertvolle Dienste leisten.
Ziele definieren
Was wollen Sie erreichen? Wollen Sie etwas qualitativ erfassen, oder wünschen Sie sich Anregungen?
Mitarbeiterbefragung als Beispiel: Wollen Sie qualitativ erfassen wie zufrieden ihre Mitarbeiter sind, genügt eine einfache Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage. Es eignen sich geschlossene Fragen die mit ja oder nein zu beantwortende sind.
Sind Sie hingegen auf der Suche nach Anregungen zur Verbesserung oder Gründen für geringe Produktivität, sind für Ihre Mitarbeiter Fragebogen mit offenen Fragen sinnvoller.
Analyse
Spätestens in diesem Schritt lohnt es sich einen externen Experten mit ins Boot zu holen, der bei der Auswertung der Mitarbeiterbefragung hilft. Wird hier richtig gehandelt, gestalten sich Mitarbeiterbefragungen ein wichtiges Führungsinstrument.
Folgemaßnahmen
Hier sind die Führungskräfte und Mitarbeiter gefragt, Lösungen für die Aufgedeckten Probleme zu finden und entsprechende Maßnahmen umzusetzen. Besonders wirkungsvoll ist die Problembeseitigung in Form von Workshops.
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