Die Top 5 Datenschutzverstöße, die Unternehmen beachten sollten

Ein durchschnittlicher Datenschutzverstoß kann ein deutsches Unternehmen bis zu 4,11 Millionen Euro kosten. Deutschland rangiert damit weltweit auf Platz 4 der teuersten Märkte für Datenschutzverstöße. Angesichts dieser Zahlen ist es sinnvoll, sich genauer mit den Arten von Datenschutzverstößen auseinanderzusetzen. Welche Verstöße führen zu diesen enormen Kosten? Hier sind die fünf häufigsten Datenschutzverstöße, die wir für Sie zusammengestellt haben.

Cyberattacken

In der Ära der Digitalisierung sind Cyberattacken die wohl häufigste Form von Datenschutzverstößen. Unternehmen sind oft nicht bewusst, dass sie im Falle eines Cyberangriffs haftbar gemacht werden können, da dieser Verstoß eher passiv ist. Das Unternehmen selbst begeht den Verstoß nicht, sondern wird von außen, oft mit Hilfe von Schadsoftware, Trojanern oder Malware, angegriffen. Es liegt jedoch in der Verantwortung des Unternehmens, alle möglichen Maßnahmen zu ergreifen, um Cyberangriffe abzuwehren – idealerweise im Voraus. Die Motive hinter Cyberangriffen können variieren. Oft versuchen die Angreifer, an wichtige Unternehmensdaten zu gelangen, um diese später zu verkaufen. In anderen Fällen werden häufig Kontodaten oder Ähnliches gestohlen, um finanziellen Gewinn zu erzielen. Cyberangriffe können auch Sicherheitslücken oder Fehlkonfigurationen im Firmennetzwerk ausnutzen. Hier ist das Unternehmen besonders gefordert, das Risiko dieses Datenschutzverstoßes zu minimieren.

Unberechtigte Datenweitergabe

Die Weitergabe personenbezogener Daten ist ein täglicher Vorgang in fast jedem Unternehmen. Ob intern oder extern – ohne die Weitergabe von Daten könnten viele Berufe nicht ausgeübt werden. Problematisch wird es, wenn Daten unberechtigt weitergegeben werden. Um dies zu verhindern, muss man bedenken, dass Daten absichtlich oder unabsichtlich unberechtigt weitergegeben werden können. Es ist schwierig zu sagen, welcher Fall häufiger ist, da man davon ausgehen kann, dass eine unbeabsichtigte Weitergabe von Daten oft unentdeckt bleibt. In beiden Fällen kann jedoch im Vorfeld viel getan werden, um diesen Datenschutzverstoß zu verhindern. Mitarbeiterschulungen, strukturierte und transparente Prozesse im Unternehmen und eine klare Unternehmensstruktur können dazu beitragen, das Risiko zu minimieren. Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern spielt eine wichtige Rolle. Um Daten zu verschlüsseln und die Kontrolle darüber zu behalten, welche Daten verarbeitet und weitergegeben werden, können beispielsweise Softwareprogramme mit entsprechender Verschlüsselung und Zugangskontrolle hilfreich sein.

Datendiebstahl

Ob analog oder digital – Datendiebstahl ist allgegenwärtig. Wie wertvoll personenbezogene Daten in Unternehmen sind, wird oft unterschätzt. Doch in Zeiten, in denen Daten als eine Art Währung gelten, ist das Thema Datendiebstahl aktueller denn je. Der digitale Datendiebstahl ist in diesem Bereich führend. Ob durch einen Cyberangriff, eine Cyberattacke oder Phishing – das Risiko eines Datendiebstahls besteht in fast allen Unternehmen. Durch Maßnahmen wie Datenschutzschulungen und Sensibilisierung der Mitarbeiter können bereits im Vorfeld Maßnahmen ergriffen werden, um Datenschutzverstöße zu vermeiden.

Auch der physische Datendiebstahl spielt immer noch eine Rolle. Das Entwenden eines USB-Sticks oder einer Festplatte mag nicht die modernste Methode sein, um Daten zu stehlen, wird aber immer noch gelegentlich angewandt. Die gute Nachricht ist, dass dieses Risiko durch Sensibilisierung und Verschlüsselung der Datenträger deutlich einfacher zu minimieren ist als das des digitalen Datendiebstahls.

Fehler bei E-Mail- und Postversand

Eine informelle E-Mail, die eigentlich für einen Kollegen bestimmt war, versehentlich an den Chef weiterzuleiten, ist peinlich – ist aber wahrscheinlich vielen schon einmal passiert. Solange es sich nur um eine persönliche Nachricht handelt, ist das normalerweise nicht weiter schlimm. Sobald jedoch personenbezogene Daten per E-Mail weitergeleitet werden und diese nicht an die zuständige Person, sondern an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet werden, liegt schnell ein Datenschutzverstoß vor.

Dieses Problem tritt auch bei der klassischen Postzustellung häufig auf. Briefe landen schnell bei der falschen Person, an einem falschen Ort, einer falschen Straße oder einer anderen Hausnummer. Ein einfacher Zahlendreher in der Adresszeile reicht aus und die Post landet nicht am geplanten Ort. Personenbezogene Daten landen bei einem Postfehlversand in völlig fremden Händen – was dann damit passiert, kann in den seltensten Fällen nachvollzogen werden.

Offene Mailverteiler

Wie sicher ist Ihr Mailsystem? Da E-Mails ein beliebtes Mittel zur Datenweitergabe sind, birgt ein Mailverteiler auch ein entsprechend großes Risiko für einen Datenschutzverstoß. Dies gilt insbesondere, wenn eine E-Mail an mehrere Empfänger gesendet werden soll. Dabei darf den Empfängern jedoch nicht bekannt sein, an wen die E-Mail noch gesendet wurde. Wenn das der Fall ist, spricht man von einem offenen Mailverteiler. Um eine Offenlegung der Maildaten zu verhindern, sollte in E-Mail-Programmen die Funktion „BCC“ genutzt werden. Wenn das nicht geschieht und die üblichen Felder „An“ oder „CC“ genutzt werden, liegt ein Datenschutzverstoß vor. Dieser besteht darin, dass alle Empfänger wissen, wer die E-Mail noch erhalten hat.

Beispiele für Datenschutzverstöße in Unternehmen gibt es viele. Der erste Schritt für Unternehmen sollte das Minimieren der Risiken für Datenschutzverstöße sein. Aber auch die richtige Reaktion auf Datenschutzverstöße ist entscheidend, um Bußgelder zu vermeiden. Sie wissen nicht weiter? Wir helfen Ihnen gerne. Mit unserer Software Proliance 360 können Sie Datenschutzverstöße einfach und digital managen. Gerne beraten wir Sie ausführlich, um die beste Lösung für Sie und Ihr Unternehmen zu finden.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Datenschutzverletzungen

1. Was sind die häufigsten Ursachen für Datenschutzverletzungen in Unternehmen?
   Die häufigsten Ursachen sind Cyberangriffe, unberechtigte Weitergabe von Daten, Datendiebstahl, Fehler bei E-Mail- und Postversand und offene Mailverteiler.
2. Wie können Unternehmen sich effektiv gegen Cyberangriffe schützen?
   Unternehmen können sich durch eine Kombination aus technischen Maßnahmen, wie Firewalls, Antivirensoftware und regelmäßigen Sicherheitsupdates, und organisatorischen Maßnahmen, wie Schulungen zur Sensibilisierung der Mitarbeiter und klaren Richtlinien für den Umgang mit Daten, schützen.
3. Welche Maßnahmen können ergriffen werden, um die unberechtigte Weitergabe von Daten zu verhindern?
   Unternehmen können die unberechtigte Weitergabe von Daten verhindern, indem sie klare Richtlinien für den Umgang mit Daten erstellen, Zugriffsrechte sorgfältig verwalten und regelmäßige Schulungen zur Datensicherheit durchführen. Zudem kann die Verwendung von Verschlüsselung und Zugangskontrollen dazu beitragen, die Datenweitergabe zu kontrollieren.
4. Wie kann ein Unternehmen das Risiko eines Datendiebstahls minimieren?
   Unternehmen können das Risiko eines Datendiebstahls minimieren, indem sie sowohl physische als auch digitale Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. Dazu gehören die sichere Aufbewahrung von Datenträgern, die Verwendung von starken Passwörtern und Zwei-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Sicherheitsupdates und Schulungen zur Sensibilisierung der Mitarbeiter.
5. Was sind die besten Praktiken, um Fehler bei E-Mail- und Postversand zu vermeiden und offene Mailverteiler zu verhindern?
   Um Fehler bei E-Mail- und Postversand zu vermeiden, sollten Unternehmen klare Richtlinien für den Versand von Daten erstellen und ihre Mitarbeiter entsprechend schulen. Bei der Verwendung von E-Mail-Verteilern sollte die BCC-Funktion genutzt werden, um zu verhindern, dass alle Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen sehen. Bei der Postzustellung sollte darauf geachtet werden, dass die Adressen korrekt und vollständig sind.