Krankendaten

Die rechtliche Lage – was dürfen Arbeitgeber über Krankendaten wissen?

Dass Arbeitgeber mit Krankendaten sorgfältig umgehen müssen, versteht sich von selbst. Der Grund dafür ist neben dem Datenschutz am Arbeitsplatz auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das in solchen Bereichen wichtig ist.

Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber lediglich wenig über die exakten Krankendaten erfahren. Dazu gehört beispielsweise, wie lange der Arbeitnehmer krankgeschrieben ist und ob es sich dabei um eine erste Krankmeldung oder eine Folgemeldung handelt. Über die genaue Diagnose hingegen bleiben sie im Ungewissen.

Krankendaten: Wie müssen sich Arbeitnehmer krankmelden?

Arbeitnehmer, die über einen längeren Zeitraum krankgeschrieben sind, müssen ihre Krankendaten zeitnah an den Arbeitgeber übermitteln. Bereits am ersten Krankheitstag ist eine telefonische oder schriftliche Rückmeldung notwendig. In vielen Fällen verzichten Arbeitgeber darauf, die ersten beiden Krankheitstage eine schriftliche Krankmeldung vom Arzt zu fordern. Da dies unterschiedlich gehandhabt werden kann, sollten die jeweiligen Unternehmensrichtlinien jedoch beachtet werden.

Stellt der Arzt ein Attest aus, muss die Krankmeldung an die Krankenkasse weitergeleitet werden, idealerweise sofort nach Erhalt. Dort kommt sie in die Krankenakte, da Folgeatteste über mehrere Jahre verfolgt werden müssen.

So gehen Arbeitgeber datenschutzkonform mit Krankmeldungen um

Bei der Verarbeitung persönlicher Daten gilt es, Vorsicht walten zu lassen. Denn Informationen über die Erkrankung eines Mitarbeiters oder seine mentale Gesundheit dürfen nicht in der Firma verbreitet werden. Das macht Krankendaten als personenbezogene Daten ausgesprochen sensibel und fördert Datenschutzverstöße.

Ein datenschutzkonformer Umgang lässt sich im Betrieb nur mit Mühen durchsetzen, ist aber dennoch wichtig. So wird der Nachweis zur Arbeitsunfähigkeit für Dritte unzugänglich aufbewahrt und die Mitteilung über die Krankheitstage nicht gegenüber den Kollegen kommuniziert.

Welche Informationen darf der Arbeitgeber einfordern?

Krankendaten dürfen nicht nach Belieben eingefordert werden. Zwar hat der Arbeitgeber ein Anrecht darauf zu erfahren, wie lange der Arbeitnehmer krankgeschrieben ist und ob es sich dabei um ein Folgeattest handelt. In der Regel erfährt er jedoch nicht mehr.

Selbst wenn der Arbeitgeber sich über die Art der Erkrankung erkundigt, ist der Mitarbeiter nicht dazu verpflichtet, diese Information weiterzugeben. Der Grund dafür ist, dass daraus Nachteile entstehen könnten, beispielsweise wenn es sich um eine mentale Erkrankung handelt.

Spezielle Informationen einzufordern ist immer dann eine Option, wenn ein berechtigter Zweifel an der Krankheit besteht. In diesem Fall ist es dem Unternehmen jedoch nur möglich, einen Betriebsarzt zurate zu ziehen. So kann der Arbeitgeber zuverlässig in Erfahrung bringen, wie lange der Arbeitnehmer vermutlich ausfallen wird.

Obwohl seit 2020 das elektronische Meldeverfahren genutzt werden kann, hat das Unternehmen nicht die Möglichkeit, sämtliche Krankendaten von der Krankenkasse abzurufen. Denn durch das Verfahren selbst hat sich lediglich die Art der Meldung verändert, nicht jedoch die Auskunftspflicht hinsichtlich der Krankendaten.

So kommunizieren Arbeitgeber die Abwesenheit von Mitarbeitern richtig

Aus Datenschutzgründen ist es problematisch, gegenüber Dritten zu erwähnen, dass sich ein Mitarbeiter krank gemeldet hat. Diese Auskunft über die Krankendaten darf weder an Kunden noch an Geschäftspartner oder Kollegen weitergegeben werden. Dies ist lediglich dann möglich, wenn der Mitarbeiter eingewilligt hat, die Informationen über seine Krankendaten zu teilen.

Wichtig für Arbeitgeber ist es, nicht automatisch von einer solchen Einwilligung auszugehen. Selbst wenn der Grund für den Ausfall dem Vorgesetzten gegenüber klar kommuniziert wird, darf er nicht ohne Weiteres an Dritte weitergegeben werden.

Dasselbe gilt für den Fall, dass eine Mitarbeiterin im Rahmen einer Schwangerschaft krankgeschrieben wird oder in den Mutterschutz geht. Obwohl dieser Umstand sich kaum verbergen lässt, ist trotz allem eine ausdrückliche Zustimmung in die Veröffentlichung der Krankendaten notwendig.

Aus diesen Gründen ist es wichtig, dass sich Arbeitgeber zuerst die Einwilligung ihrer Angestellten einholen. Im Zweifelsfall sollte die Kommunikation im Unternehmen unverfänglich gehalten sein. Ein einfaches „Der Mitarbeiter ist für die kommende Woche nicht im Haus“, ist in diesem Fall meist die beste Wahl der Kommunikation.

 

Bild: AdobeStock_96545416, nmann77

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