Mitarbeiterdaten: Die datenschutzrechtliche Lage
Personenbezogene Daten, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, dürfen Arbeitgeber laut DSGVO speichern und verarbeiten. Die Verarbeitung persönlicher Daten ist jedoch auf diese Notwendigkeit ausgelegt und betrifft damit hauptsächlich die notwendigen Stammdaten. Dazu gehören die Ausbildung, die beruflichen Qualifikationen und gegebenenfalls die Daten zum Wohnsitz, sollte das Lohnbüro im Unternehmen selbst untergebracht sein. Welche Mitarbeiterdaten das Unternehmen genau speichert, muss es dem Mitarbeiter anschaulich präsentieren – am besten in Form eines Infoblatts, das zusammen mit dem Arbeitsvertrag ausgehändigt wird.
Anders verhält es sich mit zusätzlichen Mitarbeiterdaten, die beispielsweise für die Außendarstellung des Unternehmens genutzt werden sollen. Für diese Mitarbeiterdaten ist eine Einwilligung der Mitarbeiter nach den DSGVO Richtlinien notwendig. Solche Daten können beispielsweise ein Foto für die Firmenwebsite beinhalten, aber auch das Geburtsdatum für eine interne Geburtstagsliste. Damit der Arbeitgeber in solchen Fällen abgesichert ist, sollte eine schriftliche Einwilligung eingeholt werden. Dieser Nachweis ist für beide Seiten von Bedeutung, ebenso für Einwilligungen der Mitarbeiter nach DSGVO.
Dürfen Arbeitgeber Bilder ihrer Mitarbeiter veröffentlichen?
Datenschutzverstöße treten immer dann ein, wenn Firmen Mitarbeiterdaten ohne die Einwilligung der Mitarbeiter speichern oder verarbeiten. Nicht nur das Geburtsdatum ist davon betroffen, sondern auch Bild- und Videomaterial. Dabei sind Bilder ein besonders stark geschütztes Rechtsgut, das unter die informationelle Selbstbestimmung fällt. Demnach handelt es sich um einen schwerwiegenden Eingriff in die Persönlichkeitsrechte des Angestellten, sollten Aufnahmen ohne sein Einverständnis veröffentlicht werden.
Anders verhält es sich, wenn der Mitarbeiter zugestimmt hat, diese Art von Mitarbeiterdaten bereitzustellen. Durch eine schriftliche Einwilligung ist es beispielsweise möglich, diese Mitarbeiterdaten gezielt für interne oder externe Zwecke freizugeben, ohne den Datenschutz am Arbeitsplatz zu verletzen.
Übrigens: Dieselbe rechtliche Grundlage gilt für Gruppenbilder. Wurde ein gemeinsames Bild sämtlicher Mitarbeiter aufgenommen, ist ebenfalls die Einwilligung notwendig, um diese Mitarbeiterdaten im Internet zu veröffentlichen. Selbst wenn ein Foto oder ein Video gezielt für Werbezwecke aufgezeichnet wurde, ist es ratsam, sich die Zustimmung schriftlich einzuholen.
Bilder und Videoaufnahmen – nur mit wirksamer Einwilligung
Laut DSGVO können personenbezogene Daten der Mitarbeiter dann veröffentlicht werden, wenn eine wirksame Einwilligung vorliegt. Wirksam ist eine solche Zustimmung dann, wenn die Einwilligungserklärung den rechtlichen Vorgaben entspricht. Ob in diesem Fall auch die Regelungen des Kunsturhebergesetzes greifen, ist jedoch nicht ausreichend geklärt. Folgende Punkte sind notwendig, damit die Einwilligung Bestand hat:
- Einwilligung zur Datenerhebung: Diese muss unbedingt vor der Veröffentlichung eingeholt werden – im Nachhinein ist sie unwirksam.
- Zweckbindung: Laut BDSG muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter darüber informieren, wofür die Mitarbeiterdaten erhoben werden und wie sie künftig weiterverwendet werden. Dabei dürfen die Mitarbeiterdaten ausschließlich für die Zwecke genutzt werden, die zuvor angegeben wurden.
- Freiwilligkeit: Eine Datenschutzerklärung von einem Mitarbeiter unterschreiben zu lassen, ist nur dann sinnvoll, wenn sie freiwillig erfolgt. Dennoch kann es immer wieder zu problematischen Situationen kommen. Deshalb gelten hierfür unterschiedliche Rechtsgrundsätze, die es zu berücksichtigen gilt.
Ebenfalls wichtig: Die Zustimmung zur Nutzung der Mitarbeiterdaten sollte stets in schriftlicher oder elektronischer Form erfolgen. Dieses Dokument sollte anschließend dauerhaft gespeichert werden, damit es für Beweiszwecke verwendet werden kann.
Können Arbeitnehmer die wirksame Einwilligung zurückziehen?
Sobald eine Privatperson ihre persönlichen Daten weitergibt, muss sie über die Widerrufsrechte informiert werden. Das gilt sowohl bei der Anmeldung zu einem Newsletter als auch im Falle von Mitarbeiterdaten im Unternehmen. Damit haben Arbeitnehmer ebenfalls im beruflichen Umfeld die Möglichkeit, ihre Einwilligung zu einem späteren Zeitpunkt zurückzuziehen. Diese Forderung muss jedoch in Schriftform erfolgen und darauf verweisen, welche Daten nicht länger verwendet werden dürfen. Im Zweifelsfall ist es also möglich, sämtliche Mitarbeiterdaten zu verweigern, solange diese nicht betriebsrelevant sind. Tritt ein solcher Fall ein, müssen Firmen sämtliche Referenzen wie Bilder auf der Website umgehend löschen. Die Widerrufung selbst wird am besten gemeinsam mit der vorherigen Einwilligung abgespeichert, damit der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er sämtliche notwendigen Schritte zeitnah umgesetzt hat.
Bild: AdobeStock_434148133, VideoFlow
