Wie sichert der Arbeitgeber den Datenschutz bei Geburtstagen?
Eine Geburtstagsliste zu veröffentlichen, gehört in den meisten Unternehmen einfach dazu: Denn sie soll die Kollegen einander näherbringen und es ermöglichen, besondere Tage gebührend zu feiern. Während sich Arbeitnehmer auch darüber freuen, wenn der Chef gratuliert, gilt es dennoch einiges zu beachten. Hinsichtlich des Schutzes personenbezogener Daten müssen Arbeitgeber verschiedene Aspekte vorab klären:
- Wo und warum werden der Name und das Geburtsdatum veröffentlicht?
- Wo werden die Daten gespeichert? Und für wie lange?
- Wer darf die Daten einsehen?
Grundsätzlich empfiehlt der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD), bei einer Geburtstagsliste den Aspekt der Datenminimierung zu berücksichtigen. Das bedeutet für Unternehmen, dass sie lediglich solche Daten erheben oder veröffentlichen, die Mitarbeiter als weniger sensibel empfinden. So kann eine Geburtstagsliste beispielsweise den Namen, Tag und Monat umfassen. Auf das Geburtsjahr, das die meisten Menschen als deutlich sensibler wahrnehmen, sollten Arbeitgeber besser verzichten. Gleichzeitig müssen sie sicherstellen, die Daten nach Ende der Beschäftigungsdauer zu löschen. Das setzt am besten ein Datenschutzbeauftragter durch, der direkt mehrere Aspekte im Blick hat und berücksichtigt.
Am sichersten ist es, wenn sich Arbeitgeber bei Geschäftseintritt darüber informieren, ob der Mitarbeiter in die jeweilige Geburtstagsliste aufgenommen werden möchte. Ist das der Fall, sollte ein entsprechendes Formular über die Vereinbarung unterschrieben werden. Dadurch erhält der Mitarbeiter die notwendige Sicherheit hinsichtlich der Datenhaltung und der Arbeitgeber sichert sich gegenüber möglichen Datenschutzverstößen ab. Entscheidet sich der Mitarbeiter nachträglich dafür, aus der Geburtstagsliste gestrichen zu werden, muss dieser Wunsch berücksichtigt werden.
Was muss der Arbeitgeber bei Geburtstagslisten beachten?
Die Verarbeitung persönlicher Daten muss selbst bei einer Geburtstagsliste den Bestimmungen der DSGVO folgen. Das bedeutet: Arbeitgeber sind nur dann dazu befugt, eine solche Liste zu erstellen, wenn ihre Angestellten in das Vorgehen einwilligen. Da es sich bei dem Geburtstag der Mitarbeiter nicht um Daten handelt, die für das Unternehmen erforderlich sind, ist Vorsicht geboten. Es handelt sich also vielmehr um ein „Kann“ als um ein „Muss“.
Bevor ein Arbeitnehmer einwilligt, dass sein Geburtstag in der Geburtstagsliste erscheint, müssen die wichtigsten Informationen weitergegeben werden. Dazu gehört nicht nur, in welchem Format das Geburtsdatum veröffentlicht wird.
- Können die Liste ausschließlich direkte Kollegen einsehen?
- Wo genau werden die Daten veröffentlicht?
- Wer kann den Geburtstag überhaupt sehen?
- Welche Möglichkeiten gibt es, die Zustimmung zu widerrufen?
Dennoch hat sich gezeigt, dass es am besten ist, das Geburtsjahr aus einer solchen Geburtstagsliste zu streichen und stattdessen lediglich den Tag und den Monat aufzulisten. Den meisten Kollegen kommt es weniger darauf an, in welchem Jahr die Kollegen geboren sind, als viel mehr, an welchem Tag sie gratulieren können.
Geburtstagslisten können das Betriebsklima fördern
Personenbezogene Daten sind für den Datenschutz am Arbeitsplatz ein heikles Thema. Trotzdem möchten viele Mitarbeiter nicht auf eine Geburtstagsliste verzichten. Und das mit gutem Grund: Niemand sitzt seinem Kollegen gerne gegenüber, ohne die Chance zu haben, zu diesem besonderen Tag zu gratulieren. Schließlich sind es die kleinen Gesten, die das Zusammenleben im Büro fördern. Zwar scheuen sich viele Menschen davor, ihr tatsächliches Alter zu verraten. Doch gegen einen Geburtstag im Büro verweigern sich die wenigsten.
Sobald das Team unter einem oftmals stressigen Arbeitstag leidet, kann ein Stück Geburtstagskuchen die allgemeine Stimmung auflockern. Auf diese Weise lässt sich selbst in den Situationen, in denen der Alltag fordert, das Betriebsklima fördern. Unternehmen müssen dennoch darauf achten, dass der Geburtstag der Mitarbeiter dem Datenschutz unterliegt. Wer eine Geburtstagsliste ohne die Zustimmung seiner Angestellten veröffentlicht, handelt dem Schutz personenbezogener Daten zuwider. Eine schriftliche Genehmigung aller Beteiligten ist deshalb eine wichtige Grundlage, um Datenschutzverstöße zu vermeiden. Sobald eine freiwillige Einwilligung vorliegt, steht einer Geburtstagsliste im Büro allerdings nichts mehr im Wege.
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