E-Mails von Arbeitnehmern kontrollieren – was ist erlaubt?
Kein Büro der Welt kommt heute noch ohne Emails aus – und viele Arbeitnehmer würden gern auch über ihre berufliche E-Mailadresse private Emails senden oder empfangen. Grundsätzlich ist jegliche private Nutzung eines Computers, der dem Unternehmen gehört, untersagt. Oft bestehen allerdings tarifliche oder betriebliche Vereinbarungen zu diesem Thema. Damit die Mitarbeitenden sich während ihrer Arbeitszeit wirklich auf ihre Arbeit konzentrieren, möchten viele Chef*innen am liebsten die E-Mails ihrer Arbeitnehmenden kontrollieren. Ist das überhaupt erlaubt?
Private Emails nicht während der Arbeit lesen oder schreiben
Grundsätzlich gilt, dass private E-Mails nicht auf einem Gerät gelesen oder geschrieben werden dürfen, dass dem Unternehmen gehört. Allerdings dulden viele Unternehmen diese Praxis zumindest stillschweigend. Oder es gibt sogar eine betriebliche Vereinbarung. Sobald Unternehmer das Lesen von privater E-Mail-Korrespondenz dulden, etabliert sich eine sogenannte betriebliche Übung. Mehr zu diesem Thema gibt es in unserem Beitrag Private Internetnutzung am Arbeitsplatz.
Arbeitsrechtlich sind viele Mails bereits dienstlich bedingt. Beispielsweise zählt die Nachricht an Familienangehörigen, dass es auf der Arbeit mal wieder länger dauert, zur dienstlich bedingten Korrespondenz. Daher darf eine solche Nachricht bedenkenlos auch während der Arbeitszeit versendet werden.
Wann dürfen Arbeitgeber E-Mails mitlesen?
Wenn Arbeitgeberinnen die E-Mails ihrer Mitarbeiterinnen mitlesen, stellt dies einen schwerwiegenden Eingriff in deren Persönlichkeitsrechte dar. Aus diesem Grund fordert die DSGVO auch eine legitime Rechtsgrundlage, falls Arbeitgeber E-Mails kontrollieren möchten. Eine Kontrolle der E-Mails ist auch nur dann überhaupt zulässig, wenn der Arbeitgeber seiner Belegschaft zuvor die private Nutzung der Geräte untersagt hat.
In diesem Fall ist es für Arbeitgeberinnen vergleichsweise einfach, die äußeren Daten der E-Mails von Mitarbeitern zu kontrollieren. Das bedeutet, sie dürfen kontrollieren wann eine Mitarbeiterin eine E-Mail an welche E-Mail-Adresse versendet hat.
Betriebsräte bestimmen bei Vereinbarungen mit
Wenn eine betriebliche Vereinbarung getroffen wird, wie mit privaten E-Mails am Arbeitsplatz umgegangen wird, haben Betriebs- und Personalräte ein großes Mitspracherecht. Es ist nicht zuletzt die Aufgabe eines Betriebsrates, eine drohende Überwachung von Mitarbeitern am Arbeitsplatz zu verhindern. Wenn ein Chef eine Maßnahme im Betrieb umsetzen möchte, die die Leistung der Beschäftigten überwachen kann, muss der Betriebsrat diese Maßnahme prüfen. Während der Arbeitszeit dürfen Beschäftigte auch per E-Mail mit dem Betriebsrat oder einer Gewerkschaft kommunizieren, selbst wenn die Arbeitgeberin eine private Nutzung untersagt hat.
Arbeitgeber dürfen E-Mails nur bei einem begründeten Verdacht lesen
Selbst wenn Arbeitgeber*innen festgelegt hat, dass Mitarbeiter die ihnen zur Verfügung gestellten Geräte nicht zu privaten Zwecken nutzen dürfen, darf sie dennoch nicht die E-Mails lesen.
Eine solche inhaltliche Kontrolle ist ein schwerwiegender Eingriff in die Privatsphäre der Mitarbeiter.
Lediglich eine stichprobenartige Kontrolle der Korrespondenz ist zulässig, wenn Arbeitgeber*innen mit diesen Stichproben einen missbräuchlichen Einsatz der Geräte verhindern wollen.
Auch um zu kontrollieren ob Vereinbarungen eingehalten werden, sind Stichproben zulässig. Eine systematische oder gar automatisierte Kontrolle aller E-Mails bleibt verboten.
Erst wenn der Arbeitgeber den begründeten Verdacht hat, dass ein Mitarbeiter durch die Nutzung seines dienstlichen Computers gegen betriebliche Vereinbarungen, Datenschutzvorschriften oder gar geltendes Recht verstößt ist eine Kontrolle der E-Mails erlaubt.
Was ist, wenn eine betriebliche Vereinbarung oder Duldung vorliegt?
Für den Fall, dass eine private Nutzung erlaubt oder geduldet wird, dürfen Arbeitgeber E-Mails gar nicht kontrollieren. Selbst wenn der begründete Verdacht vorliegt, dass eine Mitarbeiterin ihr Gerät für eine Straftat missbraucht, darf ihre Chefin die E-Mails nicht kontrollieren. Sobald die private Nutzung erlaubt oder geduldet wird, gilt automatisch das Fernmeldegeheimnis – das Arbeitgeber nicht umgehen dürfen.
Dürfen Arbeitgeber E-Mails bei Krankheit oder Urlaub lesen?
Ein wenig anders stellt sich der Sachverhalt dar, wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist und keine Weiterleitung für die E-Mails eingerichtet hat. In diesem Fall bietet die DSGVO eine Rechtsgrundlage, nämlich die Durchführung des Arbeitsverhältnisses. Wenn die Chefin oder Kollegen eine E-Mail lesen müssen, damit die Arbeit im Betrieb weitergehen kann, wäre ein solcher Eingriff in die Privatsphäre des fraglichen Mitarbeiters in vielen Fällen rechtens.
Allerdings muss der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens darauf achten, dass dieser Eingriff nach §32 Abs. 1 BDSG auf das absolut Nötige begrenzt wird. Seine Aufgabe ist es, die Interessen des Mitarbeiters gegen die des Unternehmens abzuwägen. Bei dieser Verhältnismäßigkeitsprüfung muss er abwägen, ob der Eingriff einen legitimen Zweck erfüllt, dieser mit der Einsicht in die E-Mails erreicht werden kann, die Einsicht den geringsten Eingriff in den Datenschutz darstellt und ob der Eingriff dem Mitarbeiter zumutbar ist.
Ist eine Kündigung wegen einer privaten E-Mail rechtskräftig?
Gerade weil die Kontrolle von E-Mails am Arbeitsplatz rechtlich ein komplexes Thema ist, sollten sich Arbeitgeber gut absichern, wenn sie eine Kündigung aufgrund einer privaten E-Mail aussprechen. Denn bei einer Überwachung am Arbeitsplatz sind Gerichte in der Regel sehr vorsichtig und untersuchen sehr genau, ob die Rechtsgrundlage für die Kontrolle vorhanden und ausreichend war.
Sollte die Rechtsgrundlage für die E-Mail-Kontrolle in den Augen der Richter nicht ausreichend sein, ist die Kündigung dementsprechend auch nicht rechtskräftig.
