Die rechtliche Lage
Die Arbeit im Homeoffice wird nicht nur beliebter unter den Arbeitnehmern – auch Arbeitgeber profitieren von der gewonnenen Flexibilität. Dennoch müssen beide Seiten einige Hürden meistern. So müssen Arbeitgeber im Homeoffice den Datenschutz verantworten und eine konforme Einhaltung der DSGVO sicherstellen. Die rechtliche Situation besagt deshalb, dass das Unternehmen seinen Mitarbeitern eine angemessene technische Ausstattung zur Verfügung stellen muss.
Mithilfe zusätzlicher organisatorischer Maßnahmen können arbeitgeber einem möglichen Datenschutzverstoß vorbeugen. Die Mitarbeiter hingegen sind in der Pflicht, personenbezogene Daten zu Hause vor Dritten zu schützen. Es darf beispielsweise kein Zugriff durch Außenstehende erfolgen oder zu einer unberechtigten Verarbeitung von Informationen kommen.
Richtlinie als Basis
Eine Grundlage für das Homeoffice, in dem der Datenschutz aufrechterhalten werden soll, ist demnach eine Richtlinie. Diese händigt der Arbeitgeber den Arbeitnehmern aus und beschreibt, wie im Homeoffice mit sensiblen Daten umzugehen ist. Handelt es sich bei den Firmendaten um besonders kritische Informationen, sind zusätzliche Schritte seitens des Arbeitgebers notwendig. Im Falle von sensiblen Daten besteht außerdem die Pflicht einer Datenschutzfolgeabschätzung, bevor die Mitarbeiter ihre Tätigkeit im Homeoffice aufnehmen können.
Datenschutz im Homeoffice beginnt beim Arbeitgeber
Während der Tätigkeit im Homeoffice darf der Datenschutz auf keinen Fall vernachlässigt werden. Geht es dabei um die Verarbeitung persönlicher Daten, ist in erster Linie der Arbeitgeber in der Pflicht. Zwar wird von dem Arbeitnehmer ein konsequentes Handeln erwartet, um im Homeoffice den Datenschutz zu gewährleisten, doch reicht ein solches Vorgehen nicht aus.
Eine wichtige Grundlage, um im Homeoffice den Datenschutz sicherzustellen, sind portable IT-Geräte, auf denen der Mitarbeiter seinen Aufgaben nachgehen kann. Ein solcher Firmen-Laptop ist mit sämtlichen Sicherheitsmaßnahmen auszustatten, auf die bei einem lokalen Endgerät Wert gelegt wird. Das bedeutet, das Gerät benötigt ein aktuelles Betriebssystem, die Sicherheitsupdates und einen Virenschutz. Mit diesen und weiteren Maßnahmen kann das Unternehmen sicherstellen, nur wenige Anknüpfungspunkte für Angriffe von außen zu bieten.
Wer haftet bei Datenverlust?
Kommt es dennoch zu einem Datenverlust oder wird im Homeoffice der Datenschutz verletzt, liegt die Haftung beim Arbeitgeber. Ein solcher Verstoß kann beispielsweise durch folgende Vorfälle entstehen:
- sensible Daten oder Datenträger gehen verloren.
- Unbefugte Dritte erhalten Zugang zu sensiblen Daten.
Aufgrund der komplizierten Rechtslage, die durch das Homeoffice und den Datenschutz weiter erschwert wird, ist ein ausgearbeitetes Meldesystem von Vorteil. Über ein solches System können Mitarbeiter Vorfälle melden, wodurch sie nachvollziehbar und transparent bleiben. Für den Fall, dass ein solcher Verstoß meldepflichtig ist, muss die zuständige Datenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden darüber informiert werden.
Um die Sicherheit des Arbeitgebers zu gewährleisten und um im Homeoffice den Datenschutz aufrechtzuerhalten, sollten Arbeitnehmer ausschließlich die bereitgestellte Hard- und Software nutzen. Der Fokus liegt einerseits auf den Geräten, andererseits auf dem ausgehändigten Speicher. Die Daten auf privaten Speichermedien zu sichern, sollte hingegen untersagt werden. Am einfachsten lässt sich das Ziel, im Homeoffice den Datenschutz zu stärken, erreichen, indem die Mitarbeiter auf einen VPN-Zugang zugreifen können. Dadurch erhalten sie einen direkten Zugriff auf die IT-Infrastruktur des Arbeitgebers und können Vorfälle, die im Homeoffice den Datenschutz betreffen, vermeiden.
Welche Sorgfaltspflichten liegen beim Arbeitnehmer?
Im Homeoffice ist der Datenschutz ein zentrales Thema, um das sich nicht nur Arbeitgeber kümmern müssen. Denn während der Datenschutz am Arbeitsplatz meist durch die notwendige Infrastruktur gesichert wird, ist das im Homeoffice keinesfalls sichergestellt.
Damit die Richtlinien des DSGVO im Homeoffice sichergestellt sind, sollten Arbeitnehmer vor allem dafür sorgen, dass Arbeitsunterlagen nicht in die Hände Dritter gelangen. Diesem Vorgehen stimmt auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu. Damit umfasst es ebenfalls Kundendaten, die im Homeoffice für die Arbeit benötigt werden. Soweit möglich, sollte deshalb das Ausdrucken von personenbezogenen Daten auf ein Minimum beschränkt werden. Sind sie einmal ausgedruckt, müssen Arbeitnehmer sicherstellen, dass sie sicher aufbewahrt werden.
Aber was, wenn die Ausdrucke nicht länger benötigt werden? Fest steht, dass personenbezogene Daten nicht über den heimischen Hausmüll zu entsorgen sind. Wer kein datenschutzkonformes Aktenvernichtungsgerät besitzt, sollte diese zur Vernichtung in den Betrieb bringen.
Unabhängig davon, ob sich im Arbeitsbereich Ausdrucke oder Briefe finden lassen, muss unbefugten Dritten der Zugang zum Homeoffice verwehrt sein. Dieser Punkt umfasst:
- Gäste, die zu Besuch kommen
- Familienangehörige
- Ehe-/Beziehungspartner
- Mitbewohner
So lässt sich weitestgehend sicherstellen, dass die firmeninternen Daten vor fremden Blicken geschützt sind. Aus eben diesem Grund ist es sinnvoll, das Homeoffice in einem abgetrennten Raum einzurichten, der nur eingeschränkt zugänglich ist. Ist im Homeoffice ein solcher Datenschutz nicht möglich, sollte zumindest sichergestellt sein, dass andere Personen während der Arbeitszeiten keine Blicke auf die Bildschirme werfen können. Eine passwortgeschützte Bildschirmsperre hilft im Homeoffice, den Datenschutz aufrechtzuerhalten.
Trotzdem reichen diese Maßnahmen nicht immer aus, um Datenschutzverstöße zu vermeiden. Kommt es zu einem Vorfall, der sich im Homeoffice auf den Datenschutz auswirkt, besteht Meldepflicht. Arbeitnehmer wenden sich in diesem Fall am besten an ihren direkten Vorgesetzten oder den betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Er kann entscheiden, wie mit dem Vorfall umzugehen ist. Übrigens können solche Experten meist auch Ratschläge geben, wie Arbeitnehmer im Homeoffice den Datenschutz besser umsetzen können.
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