Müssen Arbeitgeber nach Kündigung eine komplette Datenlöschung durchführen?
Personenbezogene Daten direkt nach der Kündigung zu löschen, erscheint grundlegend richtig. Das ist jedoch keineswegs der Fall. Denn die DSGVO legt fest, dass Daten gespeichert werden dürfen, solange sie eine Zweckbindung erfüllen und rechtmäßig aufbewahrt werden. Das bedeutet: Personenbezogene Daten unterliegen erst dann der Pflicht zur Datenlöschung, wenn der Zweck ihrer Speicherung nicht länger besteht.
Gemäß der DSGVO müssen demnach sämtliche Mitarbeiterdaten, die nicht zweckgebunden sind, gelöscht werden. Andere hingegen, die im Rahmen einer Aufbewahrungspflicht notwendig sind, dürfen erhalten bleiben. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen essenziell, ein genaues Löschkonzept zu erstellen und die Datenspeicherung transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Nur wenn sie einer aussagekräftigen Struktur unterliegen, lässt sich sicherstellen, dass die Datenlöschung wie gewünscht möglich ist.
Ein solches Löschkonzept ist dann sauber strukturiert, wenn daraus hervorgeht, welche Daten zu welchem Zeitpunkt gelöscht werden dürfen. Diese Angaben sind mit den gesetzlichen Pflichten abzugleichen, um sicherzustellen, dass die Nachweispflicht nicht vernachlässigt wird. Auf diese Weise lassen sich sämtliche Fristen datenschutzkonform einhalten, wodurch das Unternehmen kostenintensive Datenschutzverstöße vermeiden kann.
Welche Fristen müssen Arbeitgeber beachten?
Die Verarbeitung persönlicher Daten ist seit der Ausweitung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ein heikles Thema. Aus diesem Grund lässt sich nicht pauschal beantworten, welche Mitarbeiterdaten gelöscht werden müssen, um Datenschutzverstöße zu vermeiden. Auf der sicheren Seite ist das Unternehmen dann, wenn ein einheitliches Löschkonzept vorliegt. Der Grund dafür ist, dass die Datenlöschung auf diese Weise den Widerspruch zwischen Aufbewahrungspflicht und der Verpflichtung zur Löschung auflöst.
Für Unternehmen ist es wichtig, ein spezielles Löschkonzept für die Datenlöschung zu definieren. Dieses Konzept dient dazu, die Fristen einzuhalten und den Datenschutz am Arbeitsplatz wie gewünscht durchzusetzen. Gleichzeitig schützt ein solcher Plan den Arbeitgeber vor späteren Problemen.
Das gilt
- Arbeitszeugnis: Mitarbeiter haben für 30 Jahre einen Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis. In diesem Müssen der Name, die Art und die Dauer der Tätigkeit beschrieben werden.
- Altersvorsorge: Besteht eine Zusage für die betriebliche Altersvorsorge, müssen die notwendigen Daten ebenfalls für bis zu 30 Jahre aufgehoben Sie sind bei der Datenlöschung also nicht zu berücksichtigen.
- Gewinnermittlung: Sämtliche Mitarbeiterdaten, die ein Unternehmen zur Gewinnermittlung benötigt, dürfen insgesamt zehn Jahre gespeichert werden.
- Steuerliche Gründe: Daten, die aus steuerrechtlichen Gründen relevant sind, muss die Firma für mindestens sechs Jahre
- Gehaltsunterlagen: Unterlagen über das erbrachte Gehalt müssen Unternehmen für mindestens sechs Jahre speichern. In der Regel liegt die Frist für die Datenlöschung bei sechs bis zehn Jahren. Dazu gehören sowohl die Lohnkonten als auch Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen.
- Arbeitszeitdokumentation: Die Dokumentation der Arbeitszeit muss ebenfalls gemäß den gesetzlichen Auflagen aufbewahrt werden. Allerdings wird hierbei zwischen allgemeinen und besonderen Dokumenten unterschieden. Arbeitszeitnachweise müssen prinzipiell sechs Jahre lang aufbewahrt Besondere Dokumente hingegen, die dem Arbeitszeit- und Mindestlohngesetz unterliegen oder Minijobs beinhalten, müssen zwei Jahre rückwirkend gespeichert bleiben.
- Rechtsstreitigkeiten: Es kommt immer wieder dazu, dass mögliche Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden. Aufgrund solcher potenziellen arbeitsrechtlichen Streitigkeiten ist es notwendig, die Mitarbeiterdaten für drei Jahre aufzubewahren.
- Bewerbungsunterlagen: Wurde eine Bewerbung abgelehnt, dürfen die Daten dennoch bis zu sechs Monate im Unternehmen gespeichert Der Grund dafür ist, dass Bewerber grundsätzlich einen Anspruch auf das Gleichbehandlungsgesetz geltend machen können.
Diese Fristen zeigen bereits, dass die Datenlöschung ehemaliger Mitarbeiterdaten nicht wahllos erfolgen kann. Die verschiedenen gesetzlichen Fristen machen ein genaues Konzept erforderlich. Aus diesem sollte ebenfalls hervorgehen, welche Daten tatsächlich unmittelbar gelöscht werden dürfen und müssen.
Achtung bei Vertragsänderungen
Eine allgemeine und sofortige Datenlöschung kommt auch wegen befristeter Arbeitsverträge nicht infrage. Denn bei Vertragsverlängerungen oder Neueinstellungen müssen die bisherigen Verlängerungen berücksichtigt werden. Hier gelten spezielle Regelungen, die das Unternehmen einhalten muss. Deshalb ist es vor allem bei gängigen Nachnamen sinnvoll, einige weitere Daten ehemaliger Mitarbeiter aufzubewahren. Dazu gehört beispielsweise das Geburtsdatum. Daten wie die Anschrift, die E-Mail-Adresse oder die Handynummer dürfen hingegen nicht im Unternehmen verbleiben.
Können Mitarbeiter eine Datenlöschung einfordern?
Die Frage, ob eine Datenlöschung möglich ist, ist für viele Mitarbeiter von besonderem Interesse. Während die Situation im Falle einer Kündigung eindeutig erscheint, verhält es sich in einem bestehenden Arbeitsverhältnis anders. Grundsätzlich gilt: Solange der Arbeitgeber die Personaldaten benötigt, kommt eine Datenlöschung nicht infrage. Dazu gehören beispielsweise die folgenden Punkte.
- Der Mitarbeiter erhält eine Betriebsrente.
- Es besteht noch immer Anspruch auf Vergütung oder es sind noch Urlaubstage offen.
- Der Mitarbeiter hat Anspruch auf eine Vergütung von Überstunden.
Daten, die aus solchen Gründen benötigt werden, können nicht für die Datenlöschung freigegeben werden. Dasselbe gilt immer dann, wenn ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot im Arbeitsvertrag vereinbart wurde.
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