Das sind die Herausforderungen für Arbeitgeber
Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung liegen für Arbeitgeber auf der Hand. Trotzdem gilt es, die wichtigsten Herausforderungen zu meistern, damit die Arbeitszeiterfassung mit dem Datenschutz konform ist.
Zu den wichtigsten Herausforderungen gehört es herauszufinden, welche Mitarbeiterdaten überhaupt gespeichert werden dürfen. Vor allem personenbezogene Daten müssen im Falle einer Kündigung oder der Aufforderung durch den Mitarbeiter gelöscht werden. Natürlich gilt es dabei, die rechtlichen Vorschriften zu beachten.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist es, die Daten der Mitarbeiter vor unerwünschten Zugriffen zu schützen. Diese dürfen ebenso wenig an unbefugte Dritte weitergegeben werden wie andere Unternehmensdaten. Wer mit der Einwilligung seiner Mitarbeiter Bewegungsprofile erstellt, sollte dabei dem Schutz vor Hackerangriffen besondere Beachtung schenken. Unabhängig davon muss der Datenschutz im Unternehmen auf den gültigen Gesetzesgrundlagen basieren.
Ist die (digitale) Arbeitszeiterfassung datenschutzkonform?
Die digitale Zeiterfassung ist für die meisten Unternehmen ein wahrer Gewinn: Die Zeiten werden effizienter erfasst und lassen sich so in den Prozess der Gehaltsabrechnung integrieren. Deshalb entscheiden sich immer mehr Firmen dafür, auf die digitale Erfassung umzusteigen, anstatt an Excel-Listen oder Handzetteln festzuhalten.
Gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kommt es dabei nur selten zu Konflikten. Das liegt allerdings nicht ausschließlich am Datenschutz, sondern ebenfalls an dem einfachen und schnellen Ablauf. Dadurch profitieren beide Seiten von der digitalen Zeiterfassung.
Damit die Arbeitszeiterfassung datenschutzkonform ist, gilt es jedoch, zwischen erforderlichen und nicht erforderlichen Daten zu unterscheiden. Eine Verhaltensüberwachung ist grundsätzlich nicht erlaubt, ebenso wenig wie die Erfassung eines Bewegungsprofils. Dasselbe gilt für biometrische Informationen, die für die Arbeitszeiterfassung gemäß dem Datenschutz nicht verwendet werden dürfen. Eine allgemeine Erfassung, bei der auf nicht notwendige personenbezogene Daten verzichtet wird, ist jedoch konform mit den Vorgaben des Datenschutzes.
Was darf der Arbeitgeber im Rahmen der Arbeitszeiterfassung?
Die Verarbeitung persönlicher Daten ist ein regelmäßig diskutiertes Thema. Mit den Neuerungen im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hat sich vieles verändert. Davon betroffen ist auch die Arbeitszeiterfassung, die im Datenschutz eine wichtige Rolle spielt. Grundsätzlich dürfen Unternehmen sämtliche relevante Daten erfassen, die für die digitale Zeiterfassung notwendig sind.
- Personalnummer und Name des Mitarbeiters für die eindeutige Zuordnung.
- Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausen.
- Urlaubstage und Krankheitstage.
Aus rechtlichen Gründen ist das Unternehmen dazu gezwungen, die Daten der Arbeitszeiterfassung gemäß Datenschutz zu speichern. Durch die Speicherung der Informationen können Unstimmigkeiten aufgedeckt sowie Nachweise über die gearbeiteten Stunden erbracht werden. Die Arbeitszeiterfassung darf gemäß Datenschutz ebenfalls dazu genutzt werden, das Gleitzeitkonto der Mitarbeiter zu führen, wie auch für die Lohnbuchhaltung.
Trotz dieser Gründe für die Arbeitszeiterfassung ist der Datenschutz eine rechtliche Absicherung für die Mitarbeiter. Denn zusätzlich zum Arbeitsrecht müssen dabei die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden.
Verschiedene Methoden der Arbeitszeiterfassung
Ist die Arbeitszeiterfassung gemäß Datenschutz konform, kann das Unternehmen dabei auf unterschiedliche Methoden der Zeiterfassung zurückgreifen.
- Excel-Listen: Wenn auch ein wenig veraltet, nutzen zahlreiche Firmen solche Art von Listen. In ihnen trägt der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten ein.
- Software: Etwas moderner als die Excel-Liste ist eine spezielle Zeiterfassungssoftware. Auf dem Markt finden sich zahlreiche Systeme, die sich für jede Unternehmensgröße eignen.
Wichtig: Selbst wenn die Arbeitszeiterfassung gemäß Datenschutz über eine spezielle Software erfolgt, ist Vorsicht geboten. Persönlichkeits- oder Bewegungsprofile eines Mitarbeiters zu erstellen, ist keineswegs zulässig, auch wenn das System es ermöglichen sollte. Hinsichtlich Arbeitszeiterfassung und Datenschutz sollte auf die folgenden Methoden verzichtet werden.
- Fingerabdruck: Den Fingerabdruck für das Ein- und Ausstempeln zu erfassen ist nicht erlaubt. Dem Urteil vom ArbG Berlin im August 2019 zufolge lassen sich biometrische Daten nicht für die Arbeitszeiterfassung gemäß Datenschutz speichern.
- GPS: Beim GPS-Tracking ist ebenfalls Vorsicht geboten, selbst wenn viele Softwarelösungen es anbieten. Diese Methode darf ausschließlich dann verwendet werden, wenn der Mitarbeiter sie aktiv auslöst. Ein Tracking der Geodaten, beispielsweise für die Geschwindigkeitsermittlung, ist unzulässig. In diesem Fall ist die Einwilligung in die digitale Zeiterfassung zwingend notwendig.
- Videoüberwachung: Eine heimliche Überwachung mit Kameras ist nur unter speziellen Voraussetzungen zulässig. Dabei handelt es sich um einen Einschnitt in die Persönlichkeitsrechte.
- Computerüberwachung: Hier gilt dasselbe wie für die Videoüberwachung. Allerdings gibt es Ausnahmen, beispielsweise die Einsicht in den Browserverlauf sollte die private Internetnutzung verboten sein.
- Telefonüberwachung: Eine solche Art der Arbeitszeiterfassung ist dem Datenschutz zufolge nicht möglich. Gleichzeitig greift ein anderes Recht – die Vertraulichkeit des Wortes. Eine Überwachung am Telefon ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich, nicht aber für eine allgemeine Zeiterfassung.
Wie lange düfen Arbeitgeber erfasste Zeiten speichern?
Die Arbeitszeiterfassung betrifft der Datenschutz ebenso wie allgemeine personenbezogene Daten. Aus diesem Grund müssen Unternehmen nicht zweckgebundene Daten sofort löschen. Dieses Vorgehen sichert den Datenschutz am Arbeitsplatz und hilft dabei, Datenschutzverstöße zu minimieren. Die Arbeitszeiterfassung ist nach Datenschutz jedoch nicht von der sofortigen Löschung betroffen.
- Arbeitszeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen, muss das Unternehmen für 2 Jahre speichern.
- Lohnlisten unterliegen gemäß den steuerlichen Normen einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.
Das bedeutet für Arbeitnehmer, dass die Arbeitszeiterfassung gemäß Datenschutz für mindestens zwei Jahre gespeichert werden darf. Damit ist die Zeiterfassung im Datenschutz erlaubt, wie auch die Speicherung der Daten, solange die digitale Zeiterfassung datenschutzkonform ausgerichtet ist.
Foto: © Tongchai@adobe.com
