Welche Rolle nimmt Datenschutz beim Whistleblowing ein?
Die Whistleblowing Richtlinie wirkt sich auch auf den Datenschutz am Arbeitsplatz aus. Denn gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) unterliegt der Meldeprozess strengen Vorgaben, was personenbezogene Daten betrifft. Diese dürfen ausschließlich dann erhoben werden, wenn die Betroffenen darüber in Kenntnis gesetzt wurden. Mitarbeiter, die hinsichtlich einer Whistleblowing-Meldung aufgefallen sind, müssen demnach darüber informiert werden.
Der Nachteil an einer strikten Befolgung des Datenschutzes ist, dass der Beschuldigte ebenfalls über den Namen des Hinweisgebers informiert werden müsste. Das bedeutet: Die Vertraulichkeit ginge in diesem Fall verloren. Eine Alternative ist es deshalb, anonymisiert Meldung über ein Hinweisgebersystem zu tätigen. Diese halten sich an die Vorgaben aus dem Hinweisgeberschutzgesetz und erfüllen damit die notwendigen Auflagen.
Wichtig: In jedem Fall müssen Arbeitgeber den Beschuldigten gemäß der Whistleblowing Richtlinie informieren. Die Frist dafür beträgt 30 Tage und kann lediglich dann verlängert werden, wenn andernfalls die Beweissammlung gefährdet ist.
Was bedeutet die Whistleblowing Richtlinie für Arbeitgeber?
Die Whistleblowing Richtlinie richtet sich nach dem EU Whistleblower Gesetz und betrifft unter anderem die Verarbeitung persönlicher Daten im Falle von Hinweisgebern. Dabei gelten gemäß der Whistleblowing Richtlinie folgende Besonderheiten:
- Das Hinweisgeberschutzgesetz ist für alle Unternehmen verpflichtend, die 50 Mitarbeiter oder mehr beschäftigen sowie einen Umsatz von zehn Millionen Euro jährlich nachweisen können.
- Im Finanzsektor müssen interne Hinweisgebersysteme eingerichtet werden, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.
In der Praxis trifft die Whistleblowing Richtlinie damit auf beinahe jedes Unternehmen zu. Dennoch bleibt es dem Arbeitgeber überlassen, ob eine externe Einrichtung genutzt oder eine interne Meldestelle aufgebaut wird. Durch die Nutzung einer zentralen Stelle gemäß der Whistleblowing Richtlinie lassen sich unerwünschte Datenschutzverstöße gezielt vermeiden. Das macht sie zu einem wichtigen Schritt für jedes Unternehmen, der sich am besten mit einem Datenschutzbeauftragten realisieren lässt.
Unabhängig davon, ob eine externe oder interne Stelle die Whistleblowing Richtlinie umsetzt: Es ist wichtig, die eingegangenen Meldungen dauerhaft zu dokumentieren. Dabei müssen Arbeitgeber das Vertraulichkeitsgebot beachten, um sicherzustellen, dass sie nicht in die falschen Hände geraten.
Was gilt ab Dezember 2021 für Unternehmen?
Damit Whistleblower auch zukünftig zu einer offenen und transparenten Gesellschaft beitragen können, werden sie von der Whistleblowing Richtlinie geschützt. Schließlich ist es nicht immer einfach, den Mut aufzubringen, Missstände zu melden. Gleichzeitig ist es wichtig, sowohl die Mitarbeiter als auch die Arbeitgeber vor negativen Konsequenzen und Repressalien zu schützen. Die entsprechende EU-Direktive vom Dezember 2019 schützt deshalb vor Kündigung, Degradierung, Versetzung oder Einschüchterung.
Bis Dezember 2021 haben Unternehmen Zeit, die gültige Whistleblowing Richtlinie in ihrer Organisation umzusetzen. Ziel ist es damit, die Direktive im nationalen Recht zu verankern.
- Bis Dezember 2021 müssen Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern ihrer Pflicht hinsichtlich der Richtlinien umgesetzt haben.
- Firmen mit mehr als 250 Mitarbeitern haben bis Dezember 2023 Zeit, dieser Pflicht nachzukommen.
- Idealerweise werden die Fristen nicht ausgereizt, sondern frühzeitig umgesetzt.
- Die Einrichtung von proaktiven Meldekanälen funktioniert am besten, wenn sich Arbeitgeber für die Zusammenarbeit mit einem fachkundigen Datenschutzbeauftragten entscheiden. Sie können Risiken frühzeitig identifizieren und dabei helfen, Probleme bereits im Vorfeld abzuwenden.
- Unternehmen erhalten im Zuge der Whistleblower Richtlinie Wahlfreiheit für Hinweisgeber. Das bedeutet, es können interne oder externe Meldekanäle gewählt werden. Welche Methode am besten für das Unternehmen geeignet ist, hängt von den vorliegenden Strukturen und Möglichkeiten ab.
Meldekanäle für Whistleblower einzurichten, ist nicht nur für die zuständigen Behörden interessant. Ein Mitarbeiter, der einen Verstoß melden wird, wendet sich nach Möglichkeit zuerst an eine bekannte Meldestelle im Unternehmen. Erst wenn es diese Chance nicht gibt, entscheiden sich die meisten Menschen dafür, mit ihren Kenntnissen an die Öffentlichkeit oder die zuständige Aufsicht heranzutreten. Da dieses Vorgehen für das Unternehmen stets die schlechtere Option ist, helfen bekannte Meldewege dabei, den schlimmsten Schaden abzuschwächen und stattdessen mögliche Missstände zu beheben.
Bild: AdobeStock_96545416, freshidea
