Datenschutz-Management-System (DSMS)

Datenschutz-Management-System, immer aktuell, immer griffbereit.

Ihre DSGVO-Dokumentation zentral, geprüft und mit unserer Expertise betreut.

Was wir leisten

Vom Muss bis zum Mehrwert.

Wir stellen Ihnen unser cloudbasiertes Datenschutz-Management-System bereit, für Verfahrensverzeichnis, Löschkonzept, TOMs, Auftragsverarbeiter und Betroffenenanfragen an einem Ort, wahlweise mit oder ohne begleitende Beratung.

  • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zentral gepflegt (Art. 30 DSGVO)
  • Fristen- und Wiedervorlage-Management für Löschungen und Audits
  • Vorlagen für AVV, Einwilligungen und Betroffenenanfragen
  • Dokumentation von TOMs und Auftragsverarbeitern an einem Ort
  • Rollen- und Rechtekonzept für mehrere Nutzer im Unternehmen

So arbeiten wir

Drei Schritte zum Ziel.

  1. Schritt 01

    Einrichtung

    Wir richten Ihr DSMS ein und übertragen vorhandene Dokumentation, Verfahrensverzeichnis, AVVs, TOMs, in die Plattform.

  2. Schritt 02

    Schulung & Übergabe

    Ihre Mitarbeitenden erhalten Zugänge und eine Einweisung, wahlweise mit Rollen- und Rechtekonzept je Abteilung.

  3. Schritt 03

    Laufende Pflege

    Auf Wunsch übernehmen wir die laufende Pflege und Aktualisierung, oder Sie pflegen das System eigenständig mit unserem Support im Hintergrund.

Dokumentation mit System

Nachweispflicht: digital gelöst.

Die DSGVO verlangt nicht nur, Datenschutz einzuhalten, sondern das auch nachzuweisen (Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Ein Datenschutz-Management-System (DSMS) bündelt alle dafür nötigen Nachweise an einem Ort, statt sie über Ordner, Postfächer und Tabellen zu verteilen. Die Einrichtung läuft aus der Ferne, zur Einführung und Schulung sind wir bei Mandanten in Frankfurt am Main, im Rhein-Main-Gebiet oder bundesweit vor Ort oder nehmen die Schulung remote vor.

Was ein DSMS zusammenführt

  • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
  • Auftragsverarbeitungsverträge und Subunternehmer-Listen
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)
  • Löschkonzept mit Fristen und Wiedervorlage
  • Betroffenenanfragen und Einwilligungsnachweise

Warum zentral statt verteilt

Fristen- und Wiedervorlage-Management sorgt dafür, dass Löschungen und Audits nicht vergessen werden. Bei einer Aufsichtsanfrage liefern Sie den Nachweis auf Knopfdruck, statt Belege mühsam zusammenzusuchen.

Rechenschaftspflicht als Haftungsschutz

Im Streit- oder Prüfungsfall zählt, was Sie belegen können. Ein gepflegtes DSMS macht die Einhaltung sichtbar und ist damit ein zentraler Baustein zur Reduzierung von Bußgeld- und Haftungsrisiken.

Weitere Leistungen

Was wir sonst noch abdecken.

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Häufige Fragen

Was zum Datenschutz-Management-System gefragt wird.

Was ist ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS)?
Ein DSMS ist die strukturierte Ablage und Fortschreibung aller Nachweise, die die DSGVO verlangt: das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO), die Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO), die technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), das Löschkonzept, die Datenschutz-Folgenabschätzungen (Art. 35 DSGVO), die Schulungsnachweise und die Bearbeitung von Betroffenenanfragen. Der Vorteil gegenüber Ordnern und Tabellen: alles liegt an einem Ort, Änderungen sind mit Datum und Bearbeiter nachvollziehbar, Fristen und Wiedervorlagen laufen nicht unbemerkt ab, und bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde erfüllen Sie die Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO mit einem Export statt mit einer Suchaktion.
Ist das DSMS DSGVO-konform gehostet?
Ja, das Hosting erfolgt ausschließlich auf Servern in der EU, ohne Drittland-Transfer.
Wie lange dauert die Einrichtung des DSMS?
Je nach Datenmenge und vorhandener Dokumentation üblicherweise 1 bis 3 Wochen, von der Übertragung bestehender Unterlagen bis zur vollständigen Einrichtung inklusive Rollen- und Rechtekonzept.
Unterstützt das DSMS auch die Bearbeitung von Betroffenenanfragen?
Ja. Vorlagen für Auskunfts-, Lösch- und Berichtigungsanfragen sowie ein Frist-Tracking nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO sind Teil des Systems, damit keine Ein-Monats-Frist übersehen wird.
Welche Bußgelder und Strafen drohen?
Verstöße gegen die Grundsätze der Verarbeitung, die Rechtsgrundlagen, die Betroffenenrechte oder die Übermittlung in ein Drittland (Art. 83 Abs. 5 DSGVO): bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes. Verstöße gegen die Pflichten von Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern, etwa Verarbeitungsverzeichnis, Sicherheit der Verarbeitung, Meldepflicht bei Datenpannen oder Benennung eines Datenschutzbeauftragten (Art. 83 Abs. 4 DSGVO): bis zu 10 Mio. € oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes. Maßgeblich ist jeweils der höhere Betrag. Neben dem Bußgeld kann eine Aufsichtsbehörde die Verarbeitung anordnen, beschränken oder untersagen; § 42 BDSG stellt bestimmte vorsätzliche Handlungen zusätzlich unter Strafe, mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe.